แสดงหน้าต่างการใช้งานของซอฟต์แวร์ การนำเสนอข้อมูลตัวเลข โดยปกติจะอยู่ในรูปของตาราง เป็นแถวและสดมภ์ ซึ่งไม่ใช่วิธีการนำเสนอข้อมูลที่ดี เพราะการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบตารางไม่ดึงดูดความสนใจ และตีความข้อมูลตัวเลขได้ลำบากไม่สมบูรณ์ การแปลงข้อมูลตัวเลขให้อยู่ในรูปภาพและแผนภูมิจะเป็นวิธีที่ดีและมีประสิทธิภาพสูง เพราะการนำเสนอข้อมูลด้วยวิธีนี้จะดึงดูดความสนใจสื่อความหมายได้กระจ่างชัด และเข้าใจง่าย
ใน ปัจจุบันนิยมนำข้อมูล มาเขียนเป็นแผนภูมิ หรือนำข้อมูลมาวิเคราะห์คำนวณตัวเลขทางสถิติ ได้ข้อมูลตัวเลขชุดใหม่ แล้วจึงค่อยนำมาสร้างเป็นแผนภูมิ ซึ่งแผนภูมิที่ได้นี้จะนำไปเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อใช้วางแผนและ ตัดสินใจ หรืออาจใช้เพื่อนำเสนอบุคคลทั่วไป เพื่อการประชาสัมพันธ์ แผนภูมิทางธุรกิจเพื่อการนำเสนอมักมีการจัดทำขึ้นเป็นพิเศษเพราะจะต้องให้ เข้าใจง่าย ดึงดูดความสนใจต่อผู้พบเห็น
นักธุรกิจส่วนใหญ่ไม่มีความรู้หรือทักษะในการเลือกชนิดและสร้างแผนภูมิเพื่อการนำเสนอ เพราะแผนภูมิทางธุรกิจมีหลายชนิด เช่น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิวงกลม กราฟเส้นตรง ฯลฯ แผนภูมิแต่ละชนิดก็เหมาะสำหรับการนำเสนอที่แตกต่างกัน การเลือกชนิดของแผนภูมิก็เป็นเรื่องสำคัญมากอันหนึ่งที่ชี้บอกข้อมูล ทางออกที่ดีของนักธุรกิจจึงเป็นการแจ้งความต้องการของตน แล้วมอบให้กับแผนกศิลป์ ช่วยเลือกชนิดแล้วสร้างแผนภูมิให้ ในกรณีนี้ค่าใช้จ่ายของการสร้างแผนภูมิจะค่อนข้างสูง และใช้เวลาค่อนข้างนานจึงจะเสร็จ ถึงแม้ว่าเสร็จเรียบร้อยแล้วก็อาจมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเพิ่มเติม ทำให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้นและใช้เวลายาวนานขึ้นอีก
ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ทางด้านกราฟิกให้เลือกใช้มาก ซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้จะเน้นการใช้งานที่ง่ายและสะดวก มีชนิดของแผนภูมิให้เลือกใช้หลายแบบตามความเหมาะสมของข้อมูล การจัดแต่งและการจัดรูปแผนภูมิใหม่สามารถทำได้ง่ายด้วยคำสั่งเพียง 1 หรือ 2 คำสั่ง นอกจากนี้ยังสามารถโอนย้ายข้อมูลจากซอฟต์แวร์สำเร็จอื่น เช่น จากระบบฐานข้อมูลและตารางทำงาน มาแสดงแผนภูมิได้ด้วย แผนภูมิที่ได้จากซอฟต์แวร์สำเร็จข้างต้นให้ผลของภาพชัดเจน และละเอียดดี ไม่แพ้ภาพของแผนกศิลป์ การสร้างปรับแต่งภาพ ก็สามารถทำได้รวดเร็ว นอกจากนี้ยังสามารถเก็บภาพที่ได้ใส่ไว้ในแผ่นบันทึกในรูปของแฟ้มข้อมูล และนำผลออกทางเครื่องพิมพ์ เครื่องวาดรูป หรือออกเป็นภาพสไลด์ก็ได้ การฝึกใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จด้านกราฟิกจะเป็นการตัดบทบาทขั้นตอนของแผนกศิลป์ออกไป หน่วยงาน หรือบริษัทเล็ก ๆ ก็สามารถสร้างงานกราฟิกทางธุรกิจได้เป็นอย่างดีเป็นการประหยัดเงินและเวลาได้มาก
ซอฟต์แวร์ ด้านกราฟิกแบ่งได้หลายประเภทของการใช้งาน เช่น ทางธุรกิจ ทางการออกแบบ ซอฟต์แวร์กราฟิกทางธุรกิจจะช่วยในงานด้านวิเคราะห์และเสนอข้อมูลในรูปของแผน ภูมิโดยสามารถจัดแต่งรูปแผนภูมิเพื่อสวยงามและนำเสนอและจูงใจผู้ชม
โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์ด้านนี้จะสามารถสร้างแผนภูมิหลักที่สำคัญต่อไปนี้ได้ คือ แผนภูมิแท่ง แผนภูมิแท่งซ้อน แผนภูมิแท่งเหลื่อมทับ แผนภูมิวงกลม แผนภูมิวงกลมแยกส่วน กราฟเส้นตรง แผนภูมิกระจัดกระจาย แผนภูมิพื้นที่ และแผนภูมิสูงต่ำ
ในการปรับแต่งรูปแผนภูมิ สามารถกำหนดข้อความ หัวเรื่อง ข้อความอธิบายแกน เลือกขนาด และชุดแบบอักษร เลือกสี และแถบระบายของแท่ง หรือชิ้นส่วนแผนภูมิ และแทรกภาพสัญลักษร์เข้ารวมในรูปแผนภูมิ นอกจากนี้ในการรับข้อมูลเข้า สามารถเลือกรับจากแผงแป้นอักขระ จากแฟ้มข้อมูล หรือจากโปรแกรมสำเร็จอื่น เช่น รับแฟ้มตารางทำงานมาปรับแต่งแผนภูมิให้ดีขึ้นได้ เพิ่มความสะดวกในการใช้งานกราฟิกเชิงธุรกิจอีกด้วย
ขอบคุณแหล่งที่มา http://www3.rn.ac.th/techno/technof6.htm
